一起確認改善方向。把催檔、欄位整理與異常檢查列入評估。
| 現在的做法 | 評估時確認 |
|---|---|
| 每週向各部門催檔，再手動複製到總表 | 測試樣本能否依確認的規則彙整成草稿 |
| 欄位格式不一，要逐一對齊 | 確認欄位與缺漏的檢查方式 |
| 主管問「這個數字從哪來」要回頭翻檔 | 確認哪些數字可對照來源檔案與位置 |
| 報表寄出後才發現錯誤 | 規劃發布前的審核人與檢查項目 |
四個階段的流程示意。評估時確認彙整規則與報表負責人的審核方式。
- 輸入
各部門回報檔
各部門每週回報的 Excel，以及上一期報表或範本。
- agent 處理
彙整與標記
測試欄位對照、彙總規則與缺漏檢查，確認可處理的範圍。
- 人工審核
確認異常與缺漏
規劃報表負責人需確認的項目與補件方式。
- 輸出
週報草稿
約定草稿格式與可提供的來源對照方式。
評估前需確認的邊界
- 將報表寄送與 ERP 寫回另行列出，確認權限與核准條件。
- 規劃需要人工說明的異常項目與負責人。
- 先確認計算規則與 KPI 定義，再用樣本核對結果。
可討論的量測項目
- 每週彙整工時
- 催檔次數
- 發出後更正次數
- 審核所需時間
